办公室实务 目录

办公室实务 内容简介

电话是现代社会中不可或缺的通讯工具。文秘人员经常会使用电话与单位内、外的有关人员接洽应对。在电话交谈中互相不能见面(即使有可视电话，画面也不尽如意)，所以有许多应该格外注意的地方。因为，假如电话应对得不好，不仅会招致对方的责备，而且很可能迁怒整个机关或企业，留下不良印象。因此文秘人员应掌握正确得体的使用方法。使用电话要注意三点：正确、有效、礼貌。正确是指应掌握电话的类型和电话机的种类并且正确地使用；有效是指不浪费时间，不浪费电话费，在尽量少的通话时间内达到预期的效果．；礼貌是指对通话人的尊重，使通话愉快，增加效果，促进人际关系的发展。
l.l电话的类型
按照通话的要求分，有保密电话和普通电话。非保密电话不可用于秘密事项的联络。
按照通话的距离分，有内部电话、市内电话和长途电话。内部电话指在一个单位或系统内部安装的电话系统，即平时所称的“总机”和“分机”，总机与外线联网，分机可通过总机与外线通话。市内电话指在一个城市区域内(包括郊区)可以直拨通话的电话网，长途电话指跨区域的电话通信，又分国内长途和国际长途。
按照通话内容分，有通用电话和专线电话。通用电话指不具专门功能的普通电话。专线电话指一条用户线只有一种专门的、特定的用途，如110、119只能用于报匪警和火警，不能做其他用途，负责专线电话的人员不能移作他用。文秘人员接触的专线电话有以下几种：
(1)市长(或省长、区长、县长)电话。这是政府机关为倾听群众的呼声，加强与群众联系而设立的专线电话，大多由文秘人员代接并处理。
(2)举报电话。这是为了加强廉政建设，打击腐败、丑恶行为而设立的专线电话。
(3)监督电话。是为了纠正行政机关、各行业工作作风，以公正、公平、公开为原则而设立的专线电话。
(4)投诉电话。以接收和处理群众急需解挟问题的专线电话。如接收对公用事业(水、电、煤、公共交通)以及对其他产品质量问题的意见，有很大的社会作用。
1．2电话机的种类
(1)免提式。可以不摘机直接拨打并通话的一种电话机。文秘人员可腾出双手记录或查找资料，也可用于召开小型电话会议。
(2)无绳式。由主机和手机两部分组成，两者在一定距离内无线联系。如果周围环境不适宜通话，手机可脱离主机在其他地方直接拨打或接听；当上司不在现场，文秘人员可把手机送到上司那里通话。
(3)录音式。可通过自动录音将主人的留言传给对方，并将来电者信息和双方的话录下来。
(4)多功能式。具有免提、录音、存储电话号码、缩位拨号、一次重发、自动连续重发、时钟、通话计时、计算等综合功能。
(5)投币式。一种设置在公共场所的、投入硬币才能通话的无人管理电话机。通话时间有限制，必须及时再投入硬币，否则电话会自动切断。
(6)磁卡式。插入磁卡才能通话的电话机，是与投币式电话一样的公共电话。必须首先购买电话磁卡，上面标有价格。通话时电话机会自动计价和报价。
(7)可视式。又称电视电话，由电话机、电视摄像机和电视接收机三部分组成。声音与图像同时传输的电话机。通话双方既可听到声音，也可看到面容，还可传递文件、图片以及其他动态图像。
(8)移动式。也称手机，有些设计成可免提，由先进的微电脑技术设计和纯音技术设计，可以预设数万个密码。具有来电显示和现时显示功能；外观典雅轻薄，重量只有几十克，手感好，使用方便。
有些手机还具有以下功能：未接来电、*后通话及打入电话的时间记录，呼叫转接、呼叫保留和呼叫等待、号码选择等功能；可与具有红外线功能的计算机进行数据传输；可以同时容纳六台电话机，连接到一个电话会议中，为移动办公提供方便；语音拨号呼叫和短信息聊天功能，书写及接收长达数百个中文字符的短信息，并随信息发送图片，与朋友、同事和家人更好地进行沟通，随时随地保持联络；备忘录提示功能，可用警示声提醒重要事情，可以有效的利用SIM卡存储空间，*多可以存储数百个电话号码；可以通过手机查询新闻、交通、股票等信息，并可以为用户提供银行账户余额查询、银行转账、电子支付等银行服务；设置好闹钟后，即使在关机状态下闹钟也能正常工作；有震动、游戏功能，内置振动功能使在嘈杂的地方也能得到提示；将红外线装置内置于手机，不需联线即可完成手机与传真机、电脑等设备的联系。
在大多数企事业单位中，文秘人员是特定上司的直属员工，工作性质明显地有别于其他的员工，只为本身所属的上司服务。文秘人员有其特定的功能，尤其需要随机应变地处理直属上司身边的一些琐事。
有权力和特别忙碌的人，往往有专人为他处理身边的琐事。这种工作并非*近才出现，而是自古以来就存在的。现代企业经营者为了减轻负担，于是设立了文秘人员一职。在欧美，产业革命以后，增加了不少有权威的经营者，他们所需要的服务不仅是个懂得速记、打字的人员，还要是个能处理各种约会、日程安排及种种身边大小琐事的个人秘书或文员。从那时候起，就确立了今天文秘人员的工作性质。
在日本，多年前也就有代理一部分经营者工作的文秘人员，或是为上司身边琐事提供各种服务的文员，后来才渐渐形成现在一般所见的文秘人员。
从文秘人员或文员确立的过程来看，文秘人员业务显然是从属性质，尤其是照料身边琐事乃是很平凡的工作，其工作绩效也不明显。但是，这种工作不仅足以使上司专心工作，节省时间，也可以减轻上司的精神负担，使身为管理者的上司可以有效率地完成工作。
本章就是针对如何“照料身边琐事”的辅助性业务为主要的探讨课题。
2．照料身边琐事的准备
2．1照料身边琐事的心理准备
如上所述，文秘人员是直属特定的上司，其业务比其他从业人员的从属性更强，有时，这种强烈的从属性使得一些从事文秘工作不久的人，就对上司深感不满，甚至将这种情绪表露出来，这些都是由于对从属性的认识不足所致。
从属性包括了工作上的从属与知识、能力上的互补。这种关系是上司信赖文秘人员的基础，文秘以其知识和能力，能够有效地辅佐上司。
有了这样的认识之后，身为文秘人员才能产生对工作主动负责的意识。在各种工作中，照料身边琐事这种工作，尤其有更多的机会体会到从属性。
公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用，做到制度化、规范化。加盖单位公章，原则上是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。譬如要加盖部门的公章，监印员凭部门领导人批准用印的签名和核准的份数，加盖印章并履行用印登记手续。一般日常事务的用印，如在介绍信上加盖印章，单位领导人可委托管理印章的文秘人员具体掌握。
加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒。印章要保持清洁，印油均匀，使字迹清晰、醒目。
凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。使用不同的印章，或加盖在不同的位置，其意义、作用是不同的，常见的有以下几种：
(1)落款章。加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。凡文书应加盖落款章，无印机构可以借印，如工作组、调查组等派出机构可以借用所驻机构的印章；如在水利局内所设立的防汛指挥部等共体机构，可以借用实体机构(水利局)的印章。
加盖落款章的部位，按照规定是在落款处的年、月之间，应“骑年盖月”。印章加盖之页，*好有正文记载，如果正文在前页已经叙述完毕，印章单独加盖一页时，必须在该页的1—4行之间写明“此页无正文”字样，以防止别有用心之人利用空白页，添加有害文字，使单位造成损失。
(2)更正章。对文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字，可以在改正后，用加盖更正章的办法作为法定作者自行更正的凭信。
(3)证见章。对以他人名义出现的文书盖章作证。如两个单位签订合同，请双方上级主管机关加印证见。摘抄档案内容要由档案保管部门证见；旁证材料由旁证人所在单位证见；个人邮政汇款，在需要时，也需要收款人所在单位盖章证见。
(4)骑缝章。带有存根的公函、介绍信，还要加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。介绍信与存根衔接处必须骑缝加盖印章，以便对同及必要时查核。
(5)骑边章。重要案件的调查、旁证，以及座谈记录等材料，很多是由调查人自作笔录，为完备手续，除由当事人盖落款章、所在单位盖证见章外。必须将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，骑各页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑。
(6)密封章。在公文和其他重要文件封套的封口处加盖印章，以确保传递途中没有私自拆封。
(7)封存章。在封条上加盖印章以封存账册财物，以及文件橱、仓库等，常常在节假日前夕或特殊情况下使用。
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