如何掌握文书的写作,什么是每日、每周、每月的工作报告,如何写作与客户之间的各种往来文书,如何搜集商务活动中的信息,各种会议**的流程是什么,有助工作进展的整理技巧是什么,如何掌握时间管理的技巧。
**章掌握商务文书的写作
1.1 商务文书写作中的注意事项
内容、用词要准确,要点明确、简洁,易于读者理解。
交谈与写作是与人交流的两种方法。写作与交谈相比,具有如下特征:“正确传达给对方”、“可以一次性传达给多人”、“可以重复阅读”、“能够保存”。
这些特征在商务场合中发挥着积极的作用,而书写、阅读、保存商务文书也是我们的日常工作的重要组成部分。
此外,交谈是人类从1周岁左右就自然掌握的技能,但通过书写来表达意思,是从3~4岁才开始练习的,因此如何写好文章,也是大家今后需要学习的课题。
在商务领域中,人们大多通过文书来共享、传达和保存正确的信息。因此商务文书要做到“内容、用词准确”、“要点明确”、“简洁”、“易于读者理解”等。
1.2 商务文书的种类
大致可分为企业内部文书及对外文书。
商务文书可分为“正式文书”与“非正式文书”两大类。
正式文书是指按照一定的格式书写,在公司内外部发行的文书。根据接受者的不同,可分为“企业内部文书”和“对外文书”。企业内部文书的目的在于,保证公司内部的工作顺利、高效地运作,因此不需要礼节性的问候语。而对外文书,是代表公司向顾客、客户等发送的文书,所以在问候语、格式等方面要比书写内部文书要求更加严格。
非正式文书当中的典型是“记录”。人们往往以为“记录”只是为自己而做的笔记,然而在公司里,我们有时要给他人作记录,如电话记录等。虽然它不是正式的文书,但是里面所包含的信息很可能会衍生为报告书、会议记录等,因此这些信息也是相当重要的。
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